Sự kiện nào cũng vậy khi thực hiện bạn phải tuân thủ theo một quy trình cụ thể, có như thế bạn mới có thể hạn chế bớt các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện. Sự kiện đấu thầu cũng thế bạn phải tuân thủ theo quy trình như vậy bạn mới có thể thực hiện hoàn hảo, đem tới sự hài lòng cho khách hàng khi tham gia.

tổ chức tết trung thu cho các bé

Vậy sự kiện đấu thầu được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi trình bày dưới đây.

Xác định quy trình tổ chức như thế nào?

Đây là quy trình thường được bất kỳ tổ chức đại diện nào, tại bất kỳ cấp nào, họ có trách nhiệm chọn đơn vị nào sẽ thực hiện một event và yêu cầu mỗi tổ chức đối thủ cung cấp đề xuất chi tiết cách thức tổ chức sự kiện. Yêu cầu chính của quá trình đấu thầu là: Đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Từ đó các đơn vị thực hiện có thể trả lời các câu hỏi của người lựa chọn.

Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Điều bạn cần làm là chuẩn bị hồ sơ sự kiện để người đọc hồ sơ có thể biết về các địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra các cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó. Cần có những mô tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể thuận tiện tới địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay phương tiện công cộng. Chuẩn bị chương trình sự kiện về ngày tháng tổ chức.

Chuẩn bị ngân sách thực hiện event

Tổ chức đấu thầu cho event này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời giúp nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

to chuc le khai truong

Đồng thời nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… các hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất sự kiện. Bạn cần chuẩn bị phần mục đích trong hồ sơ event vì tài liệu này có thể được xem bởi nhiều bên có liên quan.